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2023/11/27
【動画コンテンツでDX】社内の情報共有に動画を！社内動画共有のメリットと活用事例
作成：2022/6/25
更新：2024/03/19
昨今、よく耳にする「DX」。そもそも「DX」とはどのようなものでしょうか。
DX」とは「進化したデジタル技術を浸透させることで人々の生活をより良いものへと変革すること」と言われていますが、単なる「変革」ではなく、デジタル技術による大規模な変革を指します。
いわば、これまでの価値観や枠組みを根底から覆すような変化をもたらすものです。
例えば当社の事業の動画配信・販売サービス。以前は動画の販売と言えば、映像制作のプロが作った番組のビデオテープを、店頭で購入するのが一般的でした。
しかし、インターネットの普及と回線の強化が進み、映像のデータ化が確立された事により、オンライン上で動画のデータをやりとりできるようになり、果てはライブ配信まで今は可能になりました。そして今や、動画を使ったeラーニングや、販促のアピール、オリジナルの動画コンテンンツの販売などが、インターネット上で可能になるという新たなビジネスの仕組みが生み出され、当社のような企業の動画配信サービスを使えば、プロアマ問わず誰でもできるようになりました。
ビデオテープを購入して動画を見る時代が終わり、オンラインで動画を、無料か購入かレンタルかを自宅に居ながら選択して見ることができ、それが一般化、いわば社会的に浸透している状態。「DX」とはこのような大きな変革の事を指すのです。
さて、働き方改革関連法の施行により、労働時間の見直しや職場環境の整備、2020年からのDXの波に乗り、社内の情報共有に動画を取り入れる企業が増えてきています。
社内の情報共有や、コミュニケーションに動画を採用する目的としては、
● 情報をよりわかりやすく共有するため
● 一度に多くの人に共有するため
● 社内研修を自動化するため
● 経営陣からのメッセージや理念を浸透させるため
企業によってさまざまですが、これら挙げられることが多いようです。
この記事では、社内での動画共有におけるメリットや活用事例を紹介いたします。
社内で動画を共有するなら
社内で動画コンテンツを共有する際の一般的な方法として、法人向け動画コンテンツ配信サービスの利用が挙げられます。
法人向け動画コンテンツ配信サービスは、多くの会社からさまざまなものが提供されていますが、価格や内容はそれぞれ違い、そのため、どの会社のどんなサービスを選べば良いのか、迷うこともあるでしょう。その時は、次に述べるポイントをおさえて選択されると良いと思います。
自社の利用目的・手段を明確にする
社内共有用の動画コンテンツは先にも一部を述べましたが、社長や役員によるメッセージ配信、業務上の連絡やマニュアル伝達、研修、eラーニング、社内広報など、利用目的は多岐に渡ります。
そのため、まずどのような内容の動画コンテンツを作って共有すべきかを社内で検討し、それは何のために使うのか、ライブ配信か録画配信（出来上がっているコンテンツを見せる）かなど、目的と手段を明確にしましょう。
自社の利用目的や手段にブレが生じてしまうと、せっかく動画コンテンツを配信しても、効果が低くなってしまうこともあるため、注意が必要です。
動画コンテンツ共有のための環境をつくる
動画コンテンツを作るにあたって、特に入社式などのような利用でライブ配信をお考えの場合は、まずは、撮影に使用するカメラやマイクほか、編集・配信用機材が必要になります。また、視聴者側もパソコンやスマートフォンといったデバイスが準備されていなければ、動画コンテンツを閲覧することができません。また、動画コンテンツを閲覧する場所もインターネット環境が安定していないと不具合が生じてしまいます。
動画コンテンツの社内共有には、いろいろと準備が必要ですが、行き届かないと、せっかくの配信を見てもらえない状況に陥ることもあります。
支社や部署をまたいでの情報共有の場合は、なおさら、誰もが気軽に閲覧できる環境を作ることを心がけましょう。
社内の情報共有を動画化するメリット
社内の情報共有やコミュニケーションが円滑になれば、生産性の向上に大きく影響していきます。
DXの影響は企業内部の情報共有という点でも浸透し始めており、現在多くの企業で、動画コンテンツによる情報共有が採用されるようになってきています。実は、動画による情報共有は、実施するにあたって配信機器やプラットフォームの準備など、コストの面でも安価ではありません。それでも多くの企業で導入されるのは、それなりの理由とメリットが存在します。こちらでは、動画共有におけるメリットについて、企業側、視聴者側の視点からご紹介します。
企業(配信者側)における動画共有のメリット
①コスト削減
全国に複数支店があるような企業であれば、社外講師や各部署担当社員を各地に招聘して、研修やセミナーを行うのがこれまでは当たり前でした。ですが、動画配信で実施すれば、場所や時間にこだわる必要がなくなり、費用面・各員のスケジュール面で大きなメリットに繋がります。その主な項目は、以下が挙げられます。
●社外講師の手配・謝礼・移動費用及びスケジュール調整
●研修会場の費用や手配
●研修及びセミナー講師担当者の業務調整、原稿作成準備の時間、移動費用
同じ内容の動画を複数の場所で流す事を前提とした場合、1本の動画を作成・放映するだけで講習が完結するため、費用、時間、人的リソースの面でコスト削減に大きく貢献します。
②業務の効率化
毎年実施される新卒向けの研修やセミナーを開催するにあたっては、開催の場所ごとに①の「コスト削減」で挙げた準備やそれに伴う業務が必要でしたが、動画配信による情報の共有であれば、一回の動画配信及び、撮影・編集した動画のアーカイブを共有するだけで済むため、業務の効率化にも大きく影響します。もし社長挨拶だけでも生で訴えかけたい！とお考えの場合などは、全社同時のタイミングで社内会議室にてライブ配信を行うなども効率的な上に、視聴する社員の士気の向上に繋がりやすいです。リアルタイムでの激励や呼びかけのライブ感は一体感の共有ともなり、きっと、社員に良い影響を及ぼす事でしょう。
当社のadmintTVならばライブ配信も可能です。ライブ配信に不安がある場合は、当社では「Lecture Live Pro」という撮影のための設営から配信までをワンストップで行うサービスもご提供しております。ご興味のある方はご相談ください。
③共通認識、共通理解の促進
企業において社員研修時において先輩や上司によって指導する内容にズレがある、支社によって差異が出てしまうといったことは、よく耳にする課題で、大きな企業様なら時々に起こった問題だったのではないでしょうか。しかし、1つのマニュアル動画を全員が視聴するという形式であれば、認識のズレも起きにくく指導者ごとに差が出る事もありません。製造工場のように技術の伝承が必須の職場では、技術の伝達におけるミスの軽減にもつながります。また、経営者層からのメッセージや企業理念の提唱に関しても、全社員が同じメッセージを動画で視聴・共有することで一体感も生まれやすいことでしょう。
DX化による動画配信の導入は、これまでの不具合をも解消できる可能性を大いに秘めていると言えます。
④手軽さ
DX化が進んだ現在、社内動画共有におけるサービスやアプリなどは数多くあり、プラットフォームやシステムを導入してしまえば、非IT部署の担当者でも撮影や配信が行えるようになりました。また、視聴する側もデスク上のPCやスマートフォンで動画コンテンツを見られるため、とても手軽に情報の受け止めができるようになっています。しかし、利便性だけに目を向けてはいけません。社内で動画コンテンツを共有する際は、配信時のセキュリティをきちんと考えなければ困った事態を招くきっかけにもなるので注意が必要です。社員教育時でも社外秘の内容は会社によって多分にありますし、技術の伝達などが外部に漏れては大変な結果を招きかねないのです。
当社のadmintTVならば、暗号化配信でお客さまの動画コンテンツを外部の不正なアクセスからお守りします。より強固な安全・安心をお求めの企業様にはDRM（デジタル著作権管理）にも対応させて頂いていますので、ぜひお気軽にお問い合わせください。
社員（視聴者側）における動画共有のメリット
①わかりやすさ
動画は、放映する側にとっては音声と具体的な動きで情報を発信するものであり、視聴する側にとっては目と耳とで情報をインプットできるツールです。そのため、静止画（ここでは目で文や画から情報を得る行為とします）の1.7倍の認知力があり、1分の動画には180万文字に相当する情報量があるといわれています。そのため、作業マニュアルなどが、紙から動画に変わるだけで、情報を認識する精度は飛躍的に向上します。従来までの紙や文書でのマニュアルや、口頭での伝達では疑問に思ったことや、判断に迷うような内容も、動画だと一目で理解ができる事も多いのです。そのため、動画による情報配信は、生産性向上に役立ち、メリットが高いといえるでしょう。
②学習効果の高さ
社内共有やマニュアルの周知が動画で行われることで、場所や時間を選ばず
『どこでも』『いつでも』視聴することができます。さらに、同じ動画を繰り返し『何度でも』視聴できるので、一度の視聴ではわかりづらい事も、理解するまで繰り返し見ることができ、そのため高い学習効果も期待できます。
講師の人に何度も聞く事に、しつこく思われないか、理解力に乏しいと思われないかと気後れして、不明点があってもそのままにしてしまうというのは新入社員ではままある事です。人は不安や迷いがあると、動きに躊躇が生まれやすくなり、自信が無くなって委縮してしまいがちです。そうなると、本来の力も発揮しづらくなり、モチベーションも下がってしまいます。個々の社員の持ち味を活かすため、動画での社員研修や講習は心理面でのフォローにも役立つに違いありません。
③情報の均一化
同一の動画を視聴することで、社員間での認識のズレを防ぎ、均一の情報を得ることが可能になるため、意見のやり取りや作業の手順においての前提も同じになり、話がスムーズに進みやすくなることでしょう。また、新入社員などが先輩や上司に業務上の質問をした際、それぞれで答えが違うなんてことも従来の社員研修ではありがちでしたが、動画による情報共有が常態化し、過不足なく同じ情報が全社員に伝わる事でミスや齟齬も起こりにくくなります。
社内で動画コンテンツを共有・配信する際の注意点
社内で動画コンテンツの配信を行なう場合、メリットもたくさんありますが、一方で注意しないとトラブルを招く危険性もあります。
例えば自社の環境にあったサービスを使用しないとセキュリティ面で問題が発生したり、サーバが使用できなくなるという事態にもつながりかねません。
ここでは以下の2つのポイントに注意しましょう。
情報漏洩の危険性
社内で動画コンテンツを配信・共有する際は、イントラネットかインターネットを利用しなければなりません。平時からセキュリティ対策にしっかり取り組み、社員間でもセキュリティ上の禁止項目などが浸透されていれば、それほど問題はありませんが、そうで無い場合、部外者がアクセスできてしまう危険があり、情報漏洩も起こり得ます。
動画コンテンツの内容によっては、機密情報などが多分に含まれていることもあるでしょう。大切な情報が流出しないよう、動画コンテンツ配信サービスのセキュリティに関する内容をしっかり吟味するなど、対策を立てることが肝要です。
目的に合ったサービスの選択
社内で動画を配信する場合、リアルタイムによるライブ配信と、事前に収録する録画配信（VOD配信）の2種類があります。緊急性を伴う場合やリアルタイムで伝えたい場合などはライブ配信、時間や場所を選ばない内容は録画配信が最適ですが、都度サービスを分けて使うのはご負担が大きいため、どちらも利用できるサービスを選ぶことをおすすめします。
また、動画コンテンツ配信サービスには、同時刻に視聴できる人数に上限が設定されているものもあります。大人数に向けてライブ配信する場合、一度に多数の者がサーバーにアクセスすることになるため、そのような場合も考慮してサービスを選択するようにしましょう。
社内用動画コンテンツの配信におけるYouTube
現在、動画コンテンツを配信できるサービスは数多くあります。その中でも多くの人や企業に利用され、特に人気があるのがYou Tubeでしょう。
「社内で動画コンテンツを制作・配信し共有するのであれば、You Tubeで十分ではないか？」そのように考える方も多いのではないでしょうか。しかし、YouTubeはコストをかけずに視聴も投稿もできますが、機密性の高い動画コンテンツ配信においては、不安要素もあるのです。
それは、動画コンテンツの公開設定で制限をかけても、一度URLを特定されてしまうと、その動画コンテンツを削除しない限り、誰でも視聴できてしまうことです。
誰でも簡単に利用できるからこそ、情報が漏洩してしまう危険性も高くなります。
コスト面では優れているYou Tubeですが、動画コンテンツを社内共有する場合は、セキュリティがしっかりしている配信システムを選ぶことをおすすめします。
ここまで、いかがでしたでしょうか。
当社のadmintTV Biz、admintTVは、動画コンテンツを暗号化して配信する上、DRMなどの多様なアクセス制限をご用意しており、セキュリティは万全と言っても過言ではありません。また、全社員一斉視聴などの、大規模配信のご相談も承っております。
「Lecture Live Pro」サービスのご用命を頂ければ、貴社の重要なライブ配信をしっかりとお手伝い。気になることがございましたら、ぜひ、お気軽にご相談ください。お問い合わせをお待ちしております。
※YouTubeおよびYouTubeロゴは、Google Inc.の商標または登録商標です。
社内動画共有活用事例
それでは、 DX化で企業での情報共有に動画が活用されているシーンや事例をご紹介いたします。
①社内研修
情報共有ツールとして動画配信を導入することで効果が高いのが、社内における研修やセミナーです。
特に複数の支社や拠点を持つ中小企業～大企業においては、社内研修をそれぞれの地方で複数回開催することも珍しくありませんでした。また、それに併せて担当者や社外講師を確保と、長距離での移動も発生していたものです。しかし、研修内容を動画で配信することによって、場所の移動やそれぞれの会場でのセッティングの手間が省ける上、複数拠点からの視聴も可能なため、一回の開催で全社員に向けての研修が完結することが可能となります。もし商談などでリアルタイムでの参加ができない人が出た場合も、保存された動画を視聴することで同じ情報を得ることができるため、従来の開催よりも利便性が高いといえるでしょう。
②業務・操作マニュアル
製造工場や飲食店、ホテルなど、機器の操作手順や、調理・接客サービスなどのマニュアルが必須な業種においては、マニュアルが動画化されていることは業務の効率化に大きく繋がります。文書や口頭での業務指導では伝わりづらかったことも、動画で見て学ぶことで一目で理解しやすくなるためです。担当者や指導者が現場や店舗に赴き、業務指導を行い、その場で確認をすることももちろん大事です。しかし、マニュアルを動画化する事で先に基本部分を学んでもらい、その後各所で確認するという形を取れば、業務効率化に繋がりやすく、指導員の人手不足解消にも役立つことでしょう。また、その動画コンテンツを時間を選ばず、繰り返し見て学びなおし、反すうすることもできるため、おススメです。
③拠点間の情報共有
全国に支店や拠点を持つチェーン店などでは、本部からの業務連絡や情報共有に動画を用いる会社がDX化の進度に伴ない増えてきています。営業ノウハウや株主総会の様子の共有なども動画で行う方が、より具体性や現場感が増すため効果的です。メールやプレゼン資料を確認するのも良いですが、数分程度の動画共有の方が視聴する側にとっては、視覚と聴覚で受け取ることで印象に残りやすくなるので、課題の見過ごしを防ぎやすくなります。
③トップメッセージ
企業の規模も拡大し、社員の人数が増えていくと企業理念や社長のメッセージなどの「想い」が会社全体に浸透しづらくなってきます。社員が30人を超えると社長と社員のコミュニケーションが難しくなってくる、という話もあるほどです。社員の方でも会社の規模が大きいと社長や経営陣と直接話をする機会もなく、話を聞いた・姿を見たのは入社式だけ、実は顔も覚えていない、なんてことも。そのため、企業理念や会社のビジョンの浸透不足を課題にしている企業も少なくありません。
人は相手の顔を見て話を聞くことで、相手の存在を認め、その言葉を受け入れやすくなるという説もあります。そのため、社員皆に会社の方向性や倫理、理念を語った社長のメッセージを動画配信したり、部署ごとのミッションや目標を月例会議や年度末に会社全体で共有する事は、メールや資料だけでの伝達に比べて、共感を呼びやすくなり、メッセージが伝わりやすくなる事でしょう。また作成した動画を共有サーバなどに保管しておけばいつでも見ることができるので、中途入社の社員や新入社員にもいつでも共有が可能となります。
社内向け動画共有を検討しているならadmintTV Biz・TV
admintTV Biz・admintTVでは、世界標準の最新機能を搭載した動画配信システムをご用意しております。当社のサービスは多くの企業様に導入していただいているため実績も豊富で、強固なDRM（デジタル著作権管理）もご用意しています。機能も多岐に渡っているので、ビジネスにおける動画を利用した社内DX化に最適なプラットフォームです。また、動画撮影のノウハウをお持ちで無い企業様には、撮影から配信までワンストップで承る「Lecture Live Pro」サービスもご用意しております。動画配信でお悩みがあれば、まずは気軽にお問合せください。
まとめ
今回はDXの例の一つとして、社内におけるコミュニケーションや、情報共有への動画利用に関してご紹介しました。前述しましたが、円滑な情報共有は、生産性の向上にも大きく影響してきます。「伝えるべき情報を、均一的に過不足なく伝える」「知りたい事や疑問を気後れすることなく得られる」などの情報源として動画を用いれば、あなたの会社内の生産性や社員の皆さんのモチベーションもグッと高まることでしょう。
ぜひ、ご参考ください。
admintTV Biz・admintTVのよくある質問
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